Übergreifende schlanke und starke IT-Strukturen für die Mitglieder einer Unternehmensgruppe

“Tradition bewahren. Wachstum stärken.” So lautet die Philosophie, welche die BOB AutomotiveGroup GmbH in all ihren Unternehmensbereichen umsetzt. Und so sollten sich auch Partnerunternehmen in der Umsetzung ihrer Projekte für die Gruppe dieser Philosophie verpflichtet fühlen.

Aushängeschild der BOB Automotive Group GmbH sind die namhafte Automarken Alfa Romeo, Dacia, Fiat, Hyundai, Jaguar, Jeep, Lancia, Land Rover, Mazda, Renault und Toyota.

Das übergreifende Management für alle Gruppenmitglieder ist Garant für Wettbewerbsfähigkeit und Erfolg. So sieht sich die BOB Automotive Group GmbH unter anderem als Dienstleister für Verwaltungsaufgaben, die aus den einzelnen Autohäusern ausgegliedert werden können, um so eine höhere Kosteneffizienz erzielen zu können. Jedem einzelnen Autohaus stehen darüber hinaus hochqualifizierte Abteilungsleiter und gut ausgebildete Fachleute zur Seite.

Die Herausforderung

Dieser operativen Leistungsfähigkeit stand die der IT bisher nach. Zum Beispiel gab es keine Verknüpfung der Betriebssysteme der jeweiligen Niederlassungen. Ein effizienter autohaus-übergreifender Datenaustausch war nicht möglich. Als kostenintensiver Nebeneffekt dieser ungebündelten, in jedem Autohaus individuell eingesetzten IT-Infrastruktur waren zudem für jede Niederlassung jährlich anfallende hohe IT-Kosten zu verzeichnen.
Die Zielvorgabe der Geschäftsführung der Autohaus eylert GmbH lautete somit wie folgt: “Wir wollen flexibel und transparent agieren können, und das mit einem schlanken und starken IT-System, das mit uns wächst”, so Thomas Bruss, Geschäftsführer der Autohaus eylert GmbH.

Die Lösung

Aufgrund dieser Vorgaben fiel die Entscheidung leicht, für alle Bereiche der BOB Automotive Group GmbH auf Microsoft Office 365 umzustellen. “Office 365 bietet E-Mail, Teamräume und Werkzeuge für den Datentausch. Zudem sind die Anwendungsmodule leicht verständlich und vielen Mitarbeitern aus ihrer Arbeit mit anderen Microsoft-Programmen bekannt”, so Thomas Bruss. “Die hohe Verfügbarkeit von Office 365 überzeugt und der attraktive Preis hält den derzeitigen Einzelkosten für die IT der Tochterunternehmen spielend stand.”

Bevor mit der Implementierung von Office 365 begonnen werden konnte, musste die Rechtslage für Datenschutz und Sicherheit geklärt werden. Dazu wurde juristisch, unter Berücksichtigung des Bundesdatenschutzgesetztes und der Besonderheiten der unter der Holding zusammengefassten eigenständigen Unternehmen, der Einsatz einer Cloud-Lösung, wie sie Office 365 bietet, geprüft. Das hohe Sicherheitsniveau von Office 365 überzeugte.

“Unser Ziel ist es, auch in Zukunft den höchsten Anforderungen unserer Vertragspartner im Automotive-Bereich sowie unserer Kunden Rechnung zu tragen. Dafür muss ein neues umfassendes Betreibersystem den Audits für die Zertifizierung nach ISO 27001 standhalten”, so Thomas Bruss. “Nach einer ganzheitlichen Analyse zeigte sich zudem, dass wir mit Office 365 ein deutlich höheres Sicherheitsniveau erhalten, als wir mit unseren bisherigen Betriebssystemen erreicht haben.”

Mit der Implementierung wurde sodann der Microsoft Partner JR-Systems beauftragt. JR Systems ist ein seit 15 Jahren agierendes Unternehmen für Software-Development und Multilevel-Support. 2013 wurde JR Systems von Microsoft als “Office 365 Partner” zertifiziert. Seither entwickeln Spezialisten maßgeschneiderte Office-Lösungen
für kleine und mittelständische Unternehmen. Die bisher auf mehreren eingesetzten Servern verteilten Dokumente konnten immer nur lokal von den Mitarbeitern des jeweiligen Autohauses abgerufen werden. Im Rahmen des Restrukturierungsprozesses wurde dies dahingehend verbessert, dass sämtliche unternehmensbezogenen Daten – z. B. aus den Warenwirtschaftssystemen – von jedem Mitarbeiter in jedem Autohaus eingesehen und bearbeitet werden können. Weiterhin wurde die Anzahl der benötigten Server bedarfsgerecht optimiert.

Die neuen Office-Programme bieten eine übersichtliche Benutzeroberfläche, die der Oberfläche der bisherigen Programme ähnelt und so den Umstieg für die Anwender erleichtert. Dokumente und Informationen können durch Office 365 schnell und zuverlässig Office 365 bearbeitet und ausgetauscht werden. Verbindliche Standards zur Dokumentenablage und einheitliche Vorgaben wurden erarbeitet und hinterlegt. Das von Office 365 bereitgestellte Dokumentenmanagement bietet die Möglichkeit, tägliche papiergetriebene Prozesse zu digitalisieren und somit Papierressourcen zu schonen. Die Ablösung papiergetriebener Prozessehin zu digital gesteuerten Abläufen wird damit vorangetrieben.

Mit dem neuen und einheitlichen Verwaltungssystem für alle
Mitglieder der BOB Automotive Group GmbH steht einem (kosten-)effizienten Einsatz der hochprofessionellen Dienstleistungen der Holding für ihre Mitglieder nichts mehr im Wege. Eine gemeinsame Datenbank bietet bestmögliche Voraussetzungen für eine zielführende Kundenbindung.